日照职业技术学院采购管理办法

日职院字〔2021〕26号

第一章 总 则

第一条 为了建立规范有序的采购运行机制，规范学院采购工作，提高学院采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律、法规、规章和规范性文件的有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等；本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；本法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；本法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条 学院各部门、单位使用财政性资金（含预算资金和预算外资金）以及自筹资金等办理的采购，适用于本办法。法律、法规另有规定的，从其规定。由发改委审批立项的项目，按其批复实施。

第四条 学院采购包括政府采购和自行采购。政府采购包括集中采购和分散采购，集中采购目录以内且采购限额标准以上的或者分散采购限额标准以上的必须进行政府采购；未达到政府采购限额标准的或使用非财政性资金的采购项目由学院自行采购。

第五条 学院采购工作应当遵循公开、公平、公正、诚实信用、高效和维护学院利益原则。

第六条 学院采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。

第七条 本办法所称“单位”是指申请采购和承担具体采购工作的校内各单位。所称“以下”包含本数，“以上”不包含本数。

第二章 组织机构和管理职责

第八条 学院成立由分管采购工作院领导为组长的采购工作领导小组，成员由党委（学院）办公室、工会、科研与规划发展处、教务处、学生工作处（团委）、总务处、计划财务处、国有资产管理处、信息化办公室等部门主要负责人组成。领导小组的主要职责是：

（一）审查学院采购工作的规章制度；

（二）审定学院年度采购预算；

（三）管理学院采购活动；

（四）决定学院采购工作中的重大事项。

第九条 国有资产管理处是学院负责各项采购工作的执行机构。主要职责是：

（一）认真贯彻执行国家的有关法律、法规、规章和规范性文件，制订和完善学院采购管理制度和具体实施办法；

（二）负责政府采购预算的征集与统编，协同计划财务处按照要求上报市财政局审批；

（三）参与立项论证，组织大型仪器设备或大额采购项目的技术论证和预算评审；

（四）接受学院各单位采购申请，审核采购项目的相关资料，确定采购方式；

（五）负责政府采购项目的报批，负责集中采购机构或社会代理机构的委托，按照要求参加采购活动，负责“政府采购信息公开平台”和“政府采购网上商城”权限内的操作；

（六）组织采购文件的编制与审定，参与采购用章和采购合同的审核与会签；

（七）负责学院自行采购项目的组织，负责学院“采购评审专家库”的日常维护和使用；

（八）发出中标或成交通知书；

（九）组织或参与采购合同的履约验收；

（十）负责采购和履约验收有关文件资料的整理和归档；

（十一）完成学院采购工作领导小组交办的其他工作。

第十条 科研与规划发展处、教务处、学生工作处、总务处、国有资产管理处、保卫处、信息化办公室等部门是学院专项资金采购项目的规划统筹单位。

主要职责是：

（一）根据部门职责和专项资金管理权限，分类负责项目的征集遴选、市场调研、组织论证、立项审核和采购预算编制；

（二）负责将统筹项目的论证结果、立项审核意见和预算情况提交院长办公会议审议；

（三）参与统筹项目采购申请的审批，参与相关采购文件的审定，参与相关采购合同的会签；

（四）参与统筹项目采购合同的履约验收；

（五）负责统筹项目的绩效考核与评价。

第十一条 申报采购项目的各二级单位为采购项目单位。主要职责是：

（一）编报本单位年度采购预算，申报、落实项目采购预算；

（二）做好采购的可行性研究和市场调研工作；

（三）提报项目采购申请材料，明确采购内容及相关技术参数；

（四）参加采购文件的编制，选派人员参与采购或招标活动；

（五）负责权限范围内的自行采购；

（六）负责项目采购合同的洽谈、文本拟订并提交学院会签，负责合同履行，按照采购合同对采购项目进行初验；

（七）组织或参与项目采购合同的履约验收；

（八）办理采购项目中固定资产的登记入账；

（九）办理采购付款手续；

（十）负责落实项目采购合同约定的售后服务及相应工作。

第三章 采购预算

第十二条 根据日照市财政局的要求，国有资产管理处协同计划财务处征集并汇编下一年度采购预算，经学院采购工作领导小组审定后，随资金预算由计划财务处报日照市财政局批准。

第十三条 严格按照批准的采购预算执行，应当遵循应编尽编、先编后采、无预算不采购原则。经批准的预算原则上不得调整，确需调整的，项目单位应向国有资产管理处提交采购调整申请书，依照采购预算流程重新审批和采购申报。利用上级专项资金新增政府采购项目确需追加采购预算的，由专项资金规划统筹部门或项目单位编制，由计划财务处上报市财政局审批。

政府采购预算应当在当年11月底前执行并签订政府采购合同；属于追加预算的，应当在追加预算后3个月内执行并签订政府采购合同。

第十四条 未列入当年度学院财务支出预算的采购项目，符合下列条件之一的方可组织采购：

（一）具有临时性、突发性，在编制预算时无法提前预见；

（二）为完成上级部门安排的任务必须采购；

（三）利用年中上级拨付的专项资金新增的项目；

（四）学院同意从学院预算外经费列支的项目。

第四章 采购方式

第十五条 学院采购采用以下方式：

（一）政府采购的法定方式；

（二）政府采购网上商城采购方式；

（三）政府采购监督管理部门认定的其他采购方式；

（四）学院自行采购方式。

第十六条 政府采购的法定方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和竞争性磋商，每种采购方式的适用情形如下：

（一）公开招标是指以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。采用公开招标方式的数额标准按日照市财政局所公布的当年政府采购目录及标准执行。

各单位不得将应当以公开招标方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

（二）邀请招标是指学院以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。属于下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：

1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

（三）竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。属于下列情形之一的，可以采用竞争性谈判采购方式：

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

3.非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

4.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

（四）单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。属于下列情形之一的，可以采取单一来源采购方式：

1.只能从唯一供应商处采购的；

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。

（五）询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。主要用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。

（六）竞争性磋商是指竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

符合下列情形之一的，可采用竞争性磋商方式采购：

1.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

2.因艺术品采购专利，专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；

3.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；

4.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

第十七条 政府采购网上商城包括网上超市、批量集采、定点采购等方式，每种采购方式的适用情形按照省、市政府采购监管部门的规定执行。

集中采购目录以内的通用设备（计算机及输入输出设备、办公设备、网络设备、通用电气设备）和办公用品，应当在政府采购网上商城采购。

第十八条 学院自行采购方式包括：

（一）国有资产管理处代表学院委托社会代理机构参照政府采购方式组织采购；

（二）国有资产管理处参照政府采购竞争性谈判和询价方式，发布采购公告，组织公开报名，成立包含三分之二校外专家的评审小组确定成交供应商；

（三）技能大赛设备或软件需单一来源采购的，经教务处审核、分管院领导审批后，由国有资产管理处组织专家论证评审和报价；

（四）集中采购目录以外的通用设备、办公用品等品目，可以通过政府采购网上商城或国内大型电商平台采购，原则上由国有资产管理处通过学院账户统一采购或与申请单位联合选购；

（五）学院定向宣传版面、零星修缮、小额服务（印刷、检测、评估、审计、法律诉讼、造价咨询、搬运、维护保养等）项目，可以采用定点采购方式；

（六）家具类可以通过联合市场考察、政府采购网上商城或国内大型电商平台直接选购，也可以根据材质、规格、工艺、环保等需要进行厂家定制。办公家具应按照日照市规定的配置标准采购；

（七）科研用精密仪器设备，可以适当放宽各二级单位自行采购限额，可以通过联合市场考察直接选购；

（八）经学院批准由各二级单位自行采购的项目，根据各二级单位党政联席会议研究确定的方式组织采购，可以采用市场考察或电商平台选购。

第五章 采购程序

第十九条 采购项目经审批后进入采购程序，项目审批权限如下：

（一）预算内切块经费项目，预算额10万元以下的，在申请单位有关会议研究后，主要负责人签批，计划财务处审核；预算额10万元以上的，经由计划财务处和相关业务主管单位审核后，由项目单位分管院领导审批。

（二）预算内专项经费项目，预算额30万元以下的，由项目单位分管院领导审批；30万元以上的，由项目单位分管院领导审批后提交院长办公会议研究。

（三）预算外项目，按照预算外规定签批。

第二十条 项目单位需通过学院协同办公平台“采购系统”提交采购申请，并上传相关附件：

（一）项目论证材料：采购预算额10万元以上的项目，提交项目论证材料，阐明采购项目必要性、合理性及项目预期效益；

（二）立项审批手续或会议纪要（包括学院和各二级单位两级）；

（三）上传采购需求，包含采购货物、工程和服务所需的全部技术指标及要求，所提供的参数不应含有排他性、歧视性条款；

（四）申请单一来源方式采购技能大赛设备或软件的，需上传明确指定品牌型号的大赛规程、遴选合作企业名单、授权书等支撑材料。

第二十一条 国有资产管理处接收采购申请，并确认采购方式。属于政府采购项目的，国有资产管理处根据项目单位提供的申请材料向日照市财政局申请采购方式，特殊要求需变更采购类型或方式的应先经学院采购工作领导小组同意；属于学院自行采购的，由国有资产管理处根据项目情况确定采购方式。

第二十二条 采购过程中的采购文件用章、采购合同签订等重要事项需经分管采购工作院领导审批。

第二十三条 政府采购项目应当委托集中采购机构或社会代理机构组织采购，由国有资产管理处、项目单位、集中采购机构或社会代理机构按政府采购工作程序共同完成。

第二十四条 学院自行采购项目必须按照确认的采购方式，严格按照规定的程序和要求进行采购。项目预算额在3万元以上、日照市规定的自行采购限额以内的，由国有资产管理处组织采购或委托社会代理机构组织采购；项目预算额在3万元以下的，经审批由申请单位自行采购；《集中采购目录》以外且预算单价1000元以下批量预算额1万元以下的低值耐用品、低值消耗品及零星服务项目，各单位不需报学院审批，可自行采购，但不得故意拆分规避审批和监管。

各申请单位自行采购的项目，应按照党政联席会议研究确定的方式和程序组织采购，并形成采购档案备查。采购档案应包括采购前班子研究或论证的会议纪要、校内审批单，采购过程的谈判询价记录或网购页面，采购完成后的验收记录、入库单、领用记录等材料。

第二十五条 购置国家规定控制购买的商品，各项目单位必须书面提出申请，由国有资产管理处进行审核，报政府相关主管部门审批后方可采购。

涉及改造工程、购置大功率仪器设备等项目，需总务处、保卫处进行相应审查，通过后方可组织采购。

第六章 采购合同

第二十六条 项目成交额在1万元以上的采购合同，经项目单位、法律顾问、国有资产管理处、计划财务处等部门共同审核后，报分管院领导审批；成交额在1万元以下的，如果不涉及收取质保金或知识产权归属划分，可以不签订采购合同。

通过政府采购网上商城或学院注册账户的电商平台单批次采购金额10万元以下的计算机类设备、通用办公设备，可以不签订采购合同。

第二十七条 采购合同审批后由学院采购代表与供应商签订；政府采购合同在签订之日起10个工作日内，应在政府采购信息公开平台上进行公示。

第二十八条 项目单位按照合同内容履行学院义务；配合供应商履行义务，并监督合同执行情况。

第二十九条 采购合同履行过程中，需要追加与合同标的相同的货物、工程和服务的，在已追加采购预算和不改变合同其他条款的前提下，经审批可以与中标(成交)供应商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

第七章 验收与付款

第三十条 学院在供应商履行完合同义务之日起7个工作日内，对合同履行情况进行验收；大型或者复杂的采购项目，应当聘请国家认可的质量检测机构参加验收。包含室内装饰装修内容的项目，验收前应当进行环评检测，检测合格后方可组织验收。采购合同履约验收，应按照上级有关规定和学院《采购项目履约验收管理办法》及配套流程进行。

第三十一条 合同金额20万元以上的项目由国有资产管理处牵头组织验收小组进行验收并整理验收资料归档；合同金额20万元以下的项目由项目单位组织验收，国有资产管理处参与验收并整理验收资料归档。参加采购或招标评审的学院代表应当回避。

无正当理由的，因延迟验收造成不良后果的，由相关经办人和项目负责人承担责任。

第三十二条 履约验收报告书（验收单）经国有资产管理处审核后，项目单位应及时办理资产登记手续。因未及时登记造成资产安全问题由相关责任人承担责任。

第三十三条 采购付款方式：政府采购合同有预付款约定的，应于合同签订生效并具备实施条件后的规定时间内支付。验收合格后，应按合同约定按时支付价款。约定质保期的合同，按合同约定收取质量保证金，质保期满无质量问题无息退还质量保证金；无质保期的合同，原则上在验收合格后支付全部合同价款。

购买固定资产需要先办理登记手续，然后办理付款。

通过政府网上商城或学院注册账户的电商平台采购的，项目单位持加盖学院“采购专用章”的格式化采购凭证、固定资产登记凭证及发票报销。

特殊情况经计划财务处、国有资产管理处确认后可酌情调整付款方式。

第八章 采购后续管理

第三十四条 采购预算额10万元以上的项目，质保期满后，由项目单位提出申请，由国有资产管理处联合专项资金归口管理部门、项目规划统筹部门按照论证报告进行项目复验，复验合格后无息退还质保金，复验不合格项目，根据问题原因对相应负责人进行责任追究。

第三十五条 国有资产管理处、项目单位要对供应商和采购代理机构进行评价，建立供应商、采购代理机构诚信档案。

第三十六条 学院采购档案由国有资产管理处负责收集、整理归档后，按年移交学院档案室留存备查。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。

第三十七条 档案使用者应对采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借学院采购档案。

第三十八条 保管期满的采购档案，按照档案主管部门及档案法规规定程序和手续处理。

第九章 采购的监督与纪律

第三十九条 学院采购接受政府采购监督管理部门的指导和监督。

第四十条 监察审计处会同有关部门对学院采购活动进行监督检查，受理有关学院采购的质疑投诉。监督检查的主要内容为：

（一）有关学院采购的法律、法规和政策的执行情况；

（二）学院采购项目的预算执行情况；

（三）学院采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；

（四）学院采购合同的履行情况及采购项目核查。

（五）其他应当监督检查的内容。

第四十一条 国有资产管理处与项目单位、使用单位有下列情形之一的，由学院责令改正，并给予警告；对责任人员，由学院给予行政处分。

（一）擅自采购的；

（二）擅自提高采购标准的；

（三）采购程序不符合相应采购方式要求的；

（四）采取拆分采购项目等方式规避采购要求的；

（五）泄露评审情况以及评审过程中获悉的国家秘密、商业秘密的；

（六）其他严重违反采购规定的行为。

第四十二条 采购、验收工作人员徇私舞弊、以权谋私、玩忽职守以及违法干预采购活动的其他人员，由学院据情给予相应的党纪、政务处分。情节严重涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第四十三条 供应商有下列情形之一的，纳入失信记录，并依法依规追究其违约失信责任。属于政府采购项目的，移交政府采购监管部门查处；属于自行采购项目的，3年内不准参与学院的自行采购项目。涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

（一）无正当理由放弃中标、成交的；

（二）中标、成交供应商在法定或约定期限内拒绝签订采购合同的；

（三）中标、成交供应商违法转包、分包的；

（四）虚假、恶意质疑、投诉的；

（五）提供虚假材料谋取中标、成交的；

（六）采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

（七）与采购人、其他供应商或者采购代理机构及采购参加人员恶意串通的；

（八）向采购人、采购代理机构及其他政府采购参加人行贿或者提供其他不正当利益的；

（九）违反法律、法规规定的其他行为的。

第十章 附 则

第四十四条 本办法未尽事宜，按有关法律法规执行。

第四十五条 本办法由国有资产管理处负责解释。

第四十六条 本办法自公布之日起施行。学院此前有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。