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日照职业技术学院公务卡使用管理办法

发布时间:2016-01-07    来源:计划财务处     浏览次数:5

日照职业技术学院

公务卡使用管理办法(试行)

 

第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范财务管理,减少现金支付结算,提高公务支出透明度,加强预算执行监控管理,提高资金使用效率,推进预防和惩治腐败体系建设,根据《日照市市级预算单位公务卡管理暂行办法》(日财库〔2009〕9号)、《关于建立市级预算单位公务卡强制结算目录制度的通知》(日财库〔2012〕3号)等文件要求,结合学院实际,特制定本管理办法(试行)。

第二条 公务卡的性质和办理范围

(一)公务卡是学院为在职正科以上干部开立的贷记卡,用于日常公务消费和财务结算报销等业务,具有一定透支额度与透支免息期,用于个人的消费支出,由个人负责及时还款。

(二)公务卡结算方式是指学院公务卡持卡人在公务活动中使用刷卡消费,在规定期限内按照学院财务管理制度审核后报销还款的结算方式。

(三)公务卡持卡人,承担保管和使用的相应法律责任。

(四)在职教职工因公务需要须办理公务卡的,由计划财务处协助办理。

第三条 实行公务卡结算制度不改变学院现行财务管理制度和报销审批程序。

第四条  公务卡结算的范围

(一)学院内部各部门在办理公务时,都应严格执行日照市市级预算单位公务卡强制结算目录,如办公费、差旅费、邮电费、机票等,具体明细见附件。

(二)凡目录规定的公务支出,应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用转帐方式结算的,可继续使用转帐方式。

(三)特殊情况下确实不能使用公务卡结算的,持卡人须事先征得单位财务部门同意,单位财务部门定期向市财政局作出书面说明。

(四)对公务卡强制结算目录以外的公务支出项目,鼓励和提倡各单位使用公务卡结算。

第五条  公务卡结算的报销原则

(一)使用公务卡结算,严格按照现行学院财务管理制度和报销审批程序执行。

(二)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和相应的原始发票作为将来报销依据。

(三)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回持卡人公务卡的,持卡人应积极配合计财处,协助办理资金退付手续(即将资金从公务卡退回财政金库)。

(四)特殊情况下持卡人信用额度不能满足公务消费时,持卡人可向学院分管院领导及计财处提出申请,由计财处协助解决。

(五)有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

1. 报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条(pos机小票)不符的;

2. 用于个人方面的消费支出;

3. 因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内申请报销,所造成的罚息和滞纳金等;

4. 因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

5. 其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。

第六条  公务卡结算的报销程序

(一)对于办公费、差旅费、邮电费、会务费、招待费、购买物品等公务支出,使用公务卡结算的,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条(pos机小票)。

(二)持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,必须在发卡行规定的账单日之后十天内(即免息还款截止日前不少于十天),整理所有公务消费合规的原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票),由各部门报帐员按学院财务报销审批程序进行报销。必要时,报销人还需提供购物明细或消费清单。

(三)持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单,并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息,经计财处审核后先办理借款手续,于免息还款期前将资金划入公务卡,持卡人返回单位后,及时按学院正常报销手续冲账报销。

(四)会计人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条(pos机小票)及报销凭证等进行审核确认后予以报销。

第七条  持卡人职责

(一)公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡,涉及个人信誉资质高低,要本着诚实守信和对自己负责的态度,保管使用好公务卡。

(二)在发卡行规定的免息还款日前自行还款,承担不及时和不完全还款的全部责任;因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任由持卡人承担。

(三)公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条(pos机小票)和相应发票等原始凭证,以备报销使用。

(四)公务卡及密码由个人保管,只限其本人使用,遇调动、辞职、退休等影响公务卡使用的情况,组织人事处应及时通知计划财务处,由财务处通知发卡行及时办理注销手续。

(五)对消费交易发生疑义,可按发卡行规定向发卡行提出交易查询。

(六)严禁持卡人违规使用公务卡、恶意支付或将非公务支出用于公务报销,由此产生的一切后果由本人负责,学院不承担由此引发的任何责任。

第八条  其他事项

(一)公务卡消费中原则上不得使用公务卡提取现金。对公务卡提现行为,视同个人消费行为,学院财务不予报销。

(二)公务卡如有遗失必须及时办理挂失手续和申请补办,因公务卡遗失造成的其他经济损失,按照持卡人与发卡行的领用合约或服务协议中的相关规定处理。

(三)使用公务卡结算后,教职工外出公务,学院财务将逐步取消办理借款。

第九条  本办法由学院计划财务处负责解释。

第十条  本管理办法(试行)自发文之日起实行。