日照职业技术学院

设施维护、维修和改造管理办法

 

第一章 总则

第一条 为规范设施维护、维修和改造管理，建立科学合理的审批手续和质量控制方法，促进后勤管理更加规范化、科学化、制度化，依据《日照职业技术学院物业管理办法》（日职院字〔2007〕156号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称设施，是指教学区内的楼房（房屋）、水（包括给排水、污水和雨水、绿化用水）、电（强电）、暖、气管道或线路、消防、绿化、道路（广场）、电梯、钢结构、栏杆、门窗（含锁具）、桌椅板凳（含办公家具、讲台、讲桌）、灯具、中央空调、吊扇、黑（白）板、窗帘、水龙头、开关、插座等。不含实验实训设备（耗材）、投影仪、电脑等电子设备。

第二章 组织机构

第三条 成立设施维护、维修和改造工作领导小组，成员由办公室、监察审计处、教务处、总务处、计划财务处、国有资产管理处、学生处、保卫处、天润公司、二级院部和直属单位的分管领导组成，学校分管院长任组长。领导小组下设办公室，办公室设在总务处。领导小组主要职责是：

（一）制定学校设施维护、维修和改造工作的方针政策，审查各项规章制度；

（二）决定学校设施维护、维修和改造工作中的重大事项；

（三）管理和监督学校设施维护、维修和改造工作。

第四条 各院部、处室设一名联络管理员，主要职责是：

（一）做好相关维护、维修和改造项目的沟通联络工作；

（二）负责本部门的小型维护、维修和改造管理工作，定期巡查，做好本门切块维修工作；

（三）负责本部门中大型维护、维修和改造项目的提报，配合做好相关实施方案、预算制定和现场管理等工作。

（四）加强本部门的设施设备管护教育工作，制定管理细则，明确人为破坏追责机制，个人或集体管理奖惩机制等。

第五条 总务处是设施维护、维修和改造的职能部门和执行机构，全面负责学校各类维护、维修和改造项目的实施、管理和监督工作。主要职责是：

（一）认真贯彻执行国家的有关法律、法规，制订和完善学校各类维护、维修和改造工作的规章制度和具体实施办法；

（二）编制学校各项设施维护、维修和改造的短、中、长期计划；

（三）受理师生员工对各类维修维护、维修和改造工作的申请、投诉等；

（四）负责对各责任部门或物业公司承担的小型零星工程的监督、管理和考核工作；

（五）负责中大型维护、维修和改造工程的立项、报建、申请、经费预算、合同签订、项目监控、项目变更、项目验收、决算审核等工作；

（六）做好修缮改造类政府采购招标项目的方案制定、施工管理、验收结算等工作；

（七）代表学校下达工程维修任务，提出技术要求，并签订工程合同；

（八）做好维护、维修和改造工程的申请、合同、施工图纸、工程变更、验收结算等材料的收集和档案管理工作；

（九）完成领导小组交办的其他工作。

第三章 设施维护

第六条 加强对房屋、水、电、暖、气管线以及其他设施、设备的日常养护工作，定期检修，发现异常情况及时处置，防止设施、设备损坏或出现故障。建立完备的日常维护日志。（维护记录表见附件一）

第七条 供、排水设施、设备：包括给水、污水、雨水、无负压供水、绿化用水等。

（一）定期检查供排水设备、管线，消除故障隐患。

（二）定期检查、处理管线的各附属设施，井盖有无损坏、丢失等，及时维修更换。

（三）定期对金属外露部分管线及闸阀进行油、漆等防腐防锈处理，并按标准要求及时更换严重腐蚀、漏水的管线。

（四）每年汛期前集中对屋顶天沟周边垃圾进行清理，对落水管进行检修，定期对地下管沟、化粪池等进行清淤，确保运行通畅。

第八条 电力设备、设施：

（一）高压供电设施、设备由电业部门按相关标准进行；

（二）定期检查配电室的供电设施、设备，保持配电室的干净整洁，对电闸箱门松动、关闭不严、电气开关失灵以及输电线路故障等必须按标准及时进行维修更换，确保系统安全和正常运行；

（三）加强用电管理，定期对供电线路、配电设备、照明灯具、风扇等进行检查检修，确保相关设备、设施安全正常运行，防止因线路老化、短路等原因造成事故。

第九条 暖通、空调设施：

（一）每供暖期前后两次集中对管线和附属设施（阀门）进行检修，定期清洗空调进出风口，确保设备管线运行正常；

（二）定期对露天管线、闸阀进行防冻、防腐检查，对洗手间等易腐蚀区域的暖气片、管道线路进行防腐处理；

（三）对设备设施进行日检巡查，及时发现并处理如龙头、阀门损毁滴漏、开关失灵以及跑风松动等设备管线异常情况。

第十条 消防设施：

按消防要求，做好消火栓灭火系统、自动喷淋灭火系统、火灾自动报警系统、防火卷帘门系统、防排烟系统、消防广播、消防电话、事故照明检查、安全疏散指示标志检查等设施设备的养护管理，并做好室内外消防栓日常防腐和冬季防冻等工作。

第十一条 卫生间内设施：

及时清理疏通大小便池、地漏，及时清理保养镜面、洗手盆台面，及时保养维修延时阀、隔断、门窗及各种五金件。

第十二条 热水炉、开水器：

定期更换滤芯，对水电管线进行检查，清理堵塞管道，排除安全隐患，确保日常热水供应。

第四章 设施维修

第十三条 维修分类：维修分为小型维修、中型维修和大型维修。小型维修是指水龙头、延时阀、上下水管、门窗（玻璃）、桌椅板凳、锁具把手、开关合页插座、照明灯具、窗帘、黑（白）板、讲桌站台、天花板以及电风扇等的维修更换；中型维修是指除小型维修外单次费用在5000元以下的维修项目；大型维修是指维修费用在5000元以上的维修项目。

第十四条 维修费用管理：小型维修，属于二级院部所属的办公教学、实验实训场所内的，将维修经费切块到各二级院部，自行组织修缮；公共区域内的小型维修费用切块到学校委托的物业管理公司；中型和大型维修费用按照年度预算情况，由总务处管理使用。

第十五条 维修管理办法

（一）小型维修

属于二级院部切块维修范围内的（见附件二），由所在二级院部联系维修单位进行维修；其他属于物业公司范围内的由物业公司组织维修（见附件三），维修或更换的设施设备要与原设施设备风格保持一致。

领导小组成员将定期对小型维修情况进行检查督导。对于维修不及时、维修质量不过关或改变原有风格的项目，责令相关责任部门督限期整改，视情况扣除200元--500元的切块经费，并在绩效考核中扣2--5分（百分制）。

（二）中大型维修

预算管理。实行年度集中预算立项管理，按照学校财务预算申报（每年11月左右）工作安排，各单位根据需要，将下一年度中大型维修工程立项申请书（见附表四）报总务处。总务处实地勘查，对必要维修工程做出方案及投资概算，汇总形成下一年度维修计划。预算批复后，将相关情况及时反馈给申请部门，并按相关要求尽快组织实施。

没有预算批复的项目原则上不组织实施。在编制预算时无法提前预见或因上级部门临时安排必须实施的临时性、突发性维修项目，经学校研究同意、明确资金来源可组织实施。

审批程序。工程造价在2万元以上的须按《日照职业技术学院采购管理办法》要求进行；预算在5000元（含5000元）—2万元的，填写维修申请表（见附件五）报分管院长签批后实施；预算在5000元以下的，填写维修申请表由总务处分管处长、处长签批后实施。临时性的紧急工程、突发的抢修工程（如水管爆裂、电缆损坏等）可边施工边完善相关手续。

维修单位确定。需进行政府采购的，由国资处按市采购办批复采购方式选择施工单位；不需经政府采购的项目，由总务处会同申请部门组成三人及以上考察小组考察至少三家单位，确定资质齐全、专业性强、价格公道、信誉良好的一家或几家单位作为备选单位，根据考察情况拟定出包括工艺、品牌、材质、用工、单价等要素的维修方案、预算，按程序审批后，签署施工协议，进场施工。

施工管理。项目获批后，由申请部门和总务处共同负责管理。申请部门对维修的实用性把关，总务处负责对工程的质量、材料和数量、工时、工期及隐蔽工程等把关。确实需要工程变更、材料代用等改变原方案、增减工程量的，由申请部门、总务处、施工方进行现场确认，在工程变更单或签证上（见附表六）三方签字确认后，方可作为验收结算依据。大型维修工程，可聘请监理、审计等第三方单位参与管理、审核及验收等工作。

文明施工。施工单位必须服从学校教学、卫生、消防、治安的管理和要求。开工前自备有电表的配电箱，到物业管理部门缴纳相应水电费，办理完善开工手续。工程完工后，水电费根据实际使用情况多退少补。如不安装水电表，则由物业管理部门按工程总价的0.7%扣除水电费。有其他协议约定的，按约定执行。

第五章 设施改造

第十五条 设施改造程序

设施改造的审批、实施、管理、验收、结算等程序，按中、大型维修项目程序执行。

第十六条 项目改造报批制度

总务处是负责各类改造的职能部门，要亲临现场查看，审查施工方案，并派专业技术人员进行相关指导和帮助。

各类改造项目需按照《日照职业技术学院采购管理办法》要求，严格执行项目报批制度，填写改造备案单（见附件七）。严禁任何部门未经审批擅自进行水电暖气线路、安装空调等改造项目，一经发现，将追究负责部门责任。

第六章  验收、结算

 第十七条 验收、结算程序

（一）小型维修

二级院部或物业管理部门每月持切块经费维修明细单（见附表八）到总务处审核，总务处对维修情况进行工程验收和费用审核，验收审核工作要在一周时间内完成。验收合格后，申请部门持经工作人员、分管处长、处长签字确认的维修明细单以及发票、收据等票据，到学校财务部门支取切块经费。

（二）中型维修和大型维修

中大型维修必须编制验收结算单（见附表九）。验收结算单包括工程名称、维修地点、施工单位、施工方案、工程材料、人工费用等详细内容。

工程完工2周内，施工部门要申请验收。大额政府采购项目由国资处组织验收。其他项目由总务处组织，验收参加单位包括申请部门、施工单位、监理审计（配备监理审计单位的项目）等。组织单位编制验收结算单，注明维修经费来源，验收合格后由验收人员在工程验收结算单上签署验收意见，经分管处长、处长审核签字。维修申请需由分管院长签署意见的，验收结算单也要报分管院长审核签字。验收初审时间为5个工作日，审结时间为20个工作日。

第十八条 验收结果使用

审结完成后，施工单位开具发票，总务处负责按财务报销流程在发票上逐级签字后交施工单位。施工单位持维修申请、验收结算单、发票原件到财务部门支取维修费用。手续不全或不按程序的，财务部门不予办理付款结算。总务处留存全部材料复印件备案备查。

构成固定资产的由责任单位按规定程序办理固定资产手续。

第十九条 质量保修

工程质量保修范围：屋面防水工程，钢结构防腐工程，电气管线、上下水管线的安装、维修改造工程，以及双方约定的其他土建、维修改造项目等。

工程质量保修期：质量保修期从维修工程竣工验收合格之日算起，保修期限参照国家有关规定执行。

工程质量保修金：工程质量保修金一般为工程结算价款的5%。工程质量保修期满，经施工单位、使用单位共同查验无质量问题后，无息支付施工单位保修金。

工程质量责任追究制：维修工程在保修期内出现质量问题的，由施工单位无偿保修，严禁出现反复维修情况。如发生重大质量事故，给学校造成经济损失和严重影响的，要依法追究施工单位责任。

第七章 材料归档

第二十条 维护、维修和改造工程档案由总务处负责收集、整理归档，按年移交档案室留存备查。归档材料包括：立项审批文件、招投标文件、施工合同、工程变更签证、工程验收文件、工程决算报告、审计报告、质量保修书、电子档案等与工程有关的资料。需移交财务审计部门的资料原件，经总务处进行资料转移登记后由财务审计部门按相关档案要求进行管理。  

第二十一条  档案使用者应对采购档案的保密、安全和完整负责，不得转借、传播、污损、涂改、拆封或抽换。除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借相关档案资料。

第二十二条 归档材料保存期限为自工程验收结算之日起至少十年。保管期满的档案，需按照档案主管部门及档案法规规定的程序和手续处理。

第八章   附则

第二十三条 本办法由总务处负责解释。

第二十四条 本办法自2016年1月1日起实施。学校此前有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。